-手作りの複雑な仕組みから効率的で皆が使いやすい仕組みへ
左より、情報システム部長 谷村 孝之 様、経営企画部 高藤 輝 様、
経営企画部グループリーダー 笠原 良太 様、経営企画部 大舘 真由 様
養命酒製造株式会社様は、「生活者の信頼に応え、豊かな健康生活に貢献する」という経営理念の下、主力商品である「薬用養命酒」以外にも多くの酒類・食品等を販売している老舗企業です。
同社は、株主総会事務局業務の効率化や標準化を図るため、KabuKuraを導入。
その背景や成果について、株主総会の事務局を担当されている経営企画部の笠原様、高藤様、大舘様、情報システムを担当されている情報システム部の谷村様へお話を伺いました。
―システム導入前の運用を教えてください。
議事進行支援は、WordとExcelを使用した独自の複雑な仕組みを使用していました。
また、質疑応答時に使用する参考資料については、各部門がWordで作成して役員と事務局に提出。役員や事務局は必要に応じて印刷した紙資料を議場に持ち込んでいました。
―システム導入前にどんな課題をお持ちでしたか?
議事進行支援は、複雑な仕組みのため更新の手間がかかっており、専任の担当者以外が使いこなすのも難しい状況で、担当者変更時の引継ぎ作業もとても大変でした。
また、質疑応答時参考資料については、取りまとめ作業や印刷に手間がかかっていました。
そこで、株主総会の適法性の確保や株主様との対話に向けた準備にもっと注力したい、事務局業務の品質を維持向上させたいと考え、支援システム導入の検討を始めました。
―システム導入後、運用は変わりましたか? また、具体的にどのような効果がありましたか?
準備期間では、議事進行支援について、複雑な更新作業を行わなくて済むようになりました。また、今回、担当者の交代がありましたが、すぐにシステムを使いこなすことができました。
質疑応答時参考資料については、導入1年目の今回は従来どおり各部門がWordで作成し、それを事務局でKabuKuraに取り込みましたので、作業負担が大きかったのですが、次回からは作業を効率化できると考えています。
総会当日は、使いやすいシステムで、スムーズな議事進行支援、質疑応答時に的確な参考資料の提供を行うことができました。また、当日の本番環境をローカル環境に二重化していただいたことで、安心して総会運営を行うことができました。
―KabuKuraを選んだ理由は?
当社規模の株主総会事務局に必要十分な機能を有しており、コストパフォーマンスが高かったことです。クラウドで利用できることが導入の条件でした。
必要最低限の機能を備え、誰でも使いやすく、利用しやすい価格帯のシステムであるところが大変魅力的だと思います。
―最後に
システム導入にあたり不安がありましたが、運用検討の段階から継続して細やかなサポートを行っていただき、大変満足しています。当日含めた準備体制が万全で、システムはオプティマさんにお任せして、安心して総会運営に専念することができました。ありがとうございました。
導入企業様の会社概要
主に「薬用養命酒」の製造販売を行う。
その他、酒類・食品の製造販売、商業施設「くらすわ」の運営等を行っている。
https://www.yomeishu.co.jp/index.html