-Excel運用からの脱却
「水のマエザワ」として上水道・下水道・環境機器関連製品、水処理システム等を開発・製造・販売している前澤化成工業様。日本における水分野のパイオニアとして私たちの暮らしに欠かせない水の安心・安全を守って頂いております。
前澤化成工業様は年々変わる社会情勢による株主総会の在り方について常に考慮されており、まずは総会関係者の業務効率化を目的としKabuKuraを導入頂きました。
その真意について、株主総会の事務局を担当されている、大庭様と東様へお話を伺いました。
―システム導入前の運用を教えてください。
300問の想定問答はExcelで作成し、共有フォルダに保存し運用していました。
総会直前にはExcelをPDF化して印刷を行い、想定問答集を作成していました。
総会当日は、想定問答集(紙)から検索し議長のモニタへOHPを介して回答を表示させていました。
―システム導入前にどんな課題をお持ちでしたか?
想定問答の作成に関わる人数が多く、事務局と作成担当者の修正確認に大きな作業負荷を感じていました。特にExcel運用の課題が大きく、修正後の確認に時間がかかっておりました。また確認の際は問答を紙で出力することも多く、無駄を感じていました。
コロナ禍により出社が制限され、想定問答を作成する環境も課題となっていました。
年々、問答数も増えており現行の運用方法に限界を感じてシステム導入を検討し始めましたが、率直に言って、株主総会に関する支援システムは高価なイメージがあり躊躇していました。
―システム導入後、運用は変わりましたか? また、具体的にどのような効果がありましたか?
これまで携わってきた事務局や担当者全員にシステムを利用してもらい、問答の作成・修正を行いました。作成フローはステータス管理ができたため役割が明確となり、事務局も担当者も作業の効率化が実現できました。
対象の問答も検索しやすくなり、確認作業の大幅な工数削減にもつながりました。
校正作業なども、システム上で完結できたため為、印刷するケースも減少しコスト削減にもつながりました。
◆想定問答の採番
以前は手作業で採番変更していた為、作業軽減に繋がっています。
総会直前の変更対応は必ず発生するので、追加・削除を行った際に問答番号の変更対応がとても楽になりました。
◆総会中の回答表示
想定問答検索から回答対象の決定までのスピードが格段に上がりました。
検索方法が充実しており回答候補も見つけやすいと思います。
―KabuKuraを選んだ理由は?
システム導入おいては総会の運用を段階的に改善して行きたいと考えていました。
紙運用からシステム運用へ移行するハードルが低いこと、コストパフォーマンスも良いことなどから決めました。機能数も多すぎず、操作性も良いところにも魅力を感じました。
また、専用PCなどが不要であるため、総会時期以外でも通年で必要な時に担当者が利用できるところが良いと思います。備忘で先行して課題などを登録しておけるため、情報共有などにも利用可能ですね。
―最後に
要望のご提案を丁寧に行って頂き感謝しています。
KabuKuraのバージョンアップには、我々顧客の要望が多く取り入れられており、今後より良いシステムにしていきたいという姿勢をとても感じました。これからも機能数が増え過ぎず安価であり続けて頂く事を期待しています。
決算説明会用にも使えそうですので試してみます。会社資産として有効利用できそうです。
導入企業様の会社概要
上・下水道関連製品及び環境機器製品の製造・販売
https://www.maezawa-k.co.jp/